Doch ist ebenso für das Szenario gesorgt, dass Mitarbeitende nach einer Unterbrechung an ihren Arbeitsplatz zurückkehren? Sie waren länger krank, im Mutterschaftsurlaub oder im Sabbatical. Möglicherweise kommen sie von einem anderen Arbeitgeber wieder zurück – oder haben intern die Stelle gewechselt. Mit einem strategischen Reboarding sollte der „zweite erste“ Tag gut geplant werden, um die Mitarbeiterbindung zu stärken.

In drei Monaten oder einem halben Jahr kann sich einiges verändern. Wer in der Zeit im Unternehmen ist, nimmt kleine und schrittweise Veränderungen möglicherweise kaum wahr. Für Rückkehrer sind sie jedoch deutlich spürbar. Der Vorgesetzte sollte veränderte Ansprechpartner, Prozesse und Aufgaben transparent dokumentieren und kommunizieren. Gleichzeitig bekommt der „alte neue“ Mitarbeiter im Idealfall einen festen Ansprechpartner für Fragen. Mitunter scheuen Rückkehrer davor zurück, etwas zu fragen. Deshalb sollte der zuständige Kollege von sich aus nachfragen und regelmässig seine Unterstützung anbieten.

Reboarding mit Teambuilding ist gefragt, auch nach internen Wechseln

Neben der fachlichen (Wieder)Einarbeitung ist die Teamkomponente wichtig. Die Gruppe hat sich während der Abwesenheit möglicherweise neu formiert. Daher bieten sich Teambuilding-Massnahmen an, um die Rückkehrer erneut zu integrieren. Die Kollegen haben während ihrer Abwesenheit einiges versäumt. Gleichzeitig haben sie neue Erfahrungen gesammelt, die für das Team nützlich sein können.

Auch für den internen Wechsel greift das Konzept des Reboardings. Dabei sollte berücksichtigt werden, dass sich Abteilungen stark unterscheiden können. Die Teamdynamik und Kommunikationskultur ist in der IT anders als im Vertrieb oder im Vorstandssekretariat.

Das individuelle Reboarding

Im Falle eines Sabbaticals oder des Elternurlaubs ist der Zeitraum üblicherweise zuvor bekannt. Der Arbeitnehmer kann vor dem Ausscheiden mit seinem Vorgesetzten und der Personalabteilung über das Reboarding sprechen. Gemeinsam legen sie fest, ob und wie der Austausch mit dem Mitarbeiter erfolgt, während dieser abwesend ist. Damit beginnt das Reboarding schon am Tag 1 der Abwesenheit. Hat der Mitarbeiter Zugriff auf betriebliche E-Mails und das Intranet, kann er selbst entscheiden, wie oft er sich informiert. Anders sieht es aus, wenn das Sabbatical mit einer Weltreise verbunden ist. Dann bleibt möglicherweise nur der Austausch von Informationen über private Kanäle.

Im Gegensatz zu einem Onboarding können Unternehmen das Reboarding individueller auf die Person zuschneiden. Dabei lässt sich berücksichtigen, wie lange derjenige weg war. Selbst nach einer Abwesenheit von ein bis zwei Monaten kann ein Reboarding sinnvoll sein. Es gilt den Einzelfall zu betrachten. Weitere Aspekte sind, wie lange ein Mitarbeiter im Unternehmen ist und ob er auf die exakt gleiche Stelle zurückkehrt. Das Teammitglied sollte ausreichend Zeit bekommen, sich wieder einzufinden und mit seinem Arbeitsplatz vertraut zu werden. Angebote zur Vernetzung stehen weniger im Vordergrund, da der Mitarbeiter auf seine früheren Netzwerke zugreifen kann.

Gibt es kein vernünftiges Reboarding und der frustrierte Mitarbeiter kündigt, sendet das ein schlechtes Signal innerhalb des Unternehmens. Da meist ausgeklügelte Onboarding-Programme existieren, fühlen sich intern wechselnde Mitarbeiter möglicherweise zu wenig wertgeschätzt.

Kontaktpflege und Reboarding mit Fingerspitzengefühl

Erkrankt ein Mitarbeiter schwer oder hat einen Unfall, ist das nötige Feingefühl gefragt. Sofern es sich nicht um eine geplante Operation handelt, gibt es keine Gelegenheit, vorab über die Zeit der Abwesenheit zu sprechen. Als zurückhaltende Kontaktaufnahme bietet sich im ersten Schritt ein persönlicher Gruss an. Alle Teammitglieder sollten die handgeschriebene Genesungskarte unterschreiben.

Pflegt ein Kollege privaten Kontakt mit dem Erkrankten, könnte dieser ein kleines Geschenk der Abteilung ins Spital bringen. Besuche werden idealerweise mit einer Bezugsperson des erkrankten Mitarbeiters abgestimmt. Möchte der Kollege nur seine Familie sehen, gilt es diesen Wunsch zu respektieren. Generell ist der Mitarbeiter am Zug und bestimmt, wie intensiv er Kontakt mit seinen Kollegen pflegen möchte.

Wie die Zusammenarbeitsvereinbarung das Reboarding unterstützt

Die Zeit der Abwesenheit lässt sich nutzen, um die Rückkehr vorzubereiten. So kann der Arbeitgeber ergonomische Veränderungen des Arbeitsplatzes umsetzen oder Schichtpläne anpassen.

In einigen Kantonen der Schweiz wird mit verbindlichen «Zusammenarbeitsvereinbarungen» gearbeitet. Dabei setzen sich die behandelnden Ärzte mit den Vorgesetzten und Personalverantwortlichen sowie dem Sozialversicherer zusammen. Der konstruktive Austausch soll erreichen, dass die Mitarbeitenden schnell und sicher an ihren Arbeitsplatz zurückkehren können. Kurt Jäggi profitiert als Leiter Human Resources der Glutz AG von dieser koordinierten Abstimmung. Im Gespräch mit der Unfallversicherung Suva sagt er: „Früher war die Zusammenarbeit zwischen den Ärzten und den Arbeitgebenden oft angespannt. Die Ärzte hatten das Gefühl, dass die Arbeitgebenden die Mitarbeitenden möglichst schnell wieder an den Arbeitsplatz holen wollten. Umgekehrt ärgerten sich die Arbeitgebenden, dass sich die Ärzte auf ihr Arztgeheimnis beriefen und so jeglichen Austausch verhinderten. Nun hat sich in vielen Fällen diese Situation entspannt und es werden konstruktive Lösungen gesucht, ohne dass das Arztgeheimnis verletzt wird.“

Sofern es der Gesundheitszustand erlaubt, kann das Unternehmen den erkrankten Mitarbeiter auch zu Teamevents oder Fortbildungen einladen. Selbstverständlich darf derjenige sich durch die Einladung nicht in Zugzwang fühlen.

Durch die Pandemie haben viele Unternehmen ihre Mitarbeitenden ins Homeoffice geschickt. Wer in dieser Zeit neu eingestellt wurde, hat seine Kollegen für viele Monate nur in Videocalls erlebt. Kommt derjenige nun zum ersten Mal ins Büro, liegt auch eine Reboarding-Situation vor. Daher sollten erfahrene Mitarbeiter die neuen Kollegen unter ihre Fittiche nehmen und sie mit den Gepflogenheiten vertraut machen. Das gemeinsame Kaffeetrinken oder der Gang in die Kantine gehört dazu.

Autor: Thomas Ritter