Mit diesem Beitrag möchten wir Antworten auf diese Fragen geben und Übersicht in der Thematik schaffen.

Was versteht man unter dem Begriff «papierloses Büro»?

Duden beschreibt das Adjektiv papierlos wie folgt: ohne Verwendung von Papier. Folglich werden gemäss der allgemeinen Definition bei einem papierlosen Büro sämtliche papierbasierten Prozesse und Papierdokumente vollständig auf elektronische und digital gestützte Verfahren umgestellt. Dies schliesst auch die Digitalisierung aller bisherigen Papierdokumente mit ein. Somit sollten die Geschäftsprozesse (fast) ohne Papier auskommen. Entsprechend erfordert die Umstellung auch eine Umstellung aller Arbeitsprozesse. Häufig wird mit den Begriffen «papierloses Büro», «Digitalisierung» und «digitale Transformation» um sich geworfen. Fakt ist jedoch, dass diese lediglich aufeinander aufbauen – leider aber nicht zwangsläufig eine Folge voneinander sind!

• Digitalisierung: Digitalisierung bedeutet, dass sämtliche papierbasierte auf digitale Prozesse umgestellt werden. Das bedeutet, dass Sie Ihren analogen Prozess 1:1 in eine digitale Variante übernehmen – ohne Berücksichtigung auf Optimierung. Dies führt in den meisten Fällen dazu, dass Sie zwar digital, aber nicht effizient arbeiten. Wenn Sie nur Digitalisieren, werden Sie keine Produktivitätssteigerung erleben, im Worst Case sogar eher mit einer Mehrbelastung der Mitarbeiter zu kämpfen haben.

• Digitale Transformation: Erst die digitale Transformation befasst sich mit der Optimierung des Arbeitsprozesses. In der Praxis ist es ja so, dass die verschiedenen digitale Werkzeuge neue Türen öffnen und somit Optimierungen ermöglichen. Ein Prozess kann mit diesen neuen Mitteln völlig neu und besser gestaltet werden. Unter Umständen lassen sich sogar gewisse Schritte automatisieren. Erst mit dieser Transformation lassen sich Arbeitsschritte und Arbeitszeit einsparen und die Produktivität wird gesteigert. Und quasi als Nebengewinn wird so auch das papierlose Büro mit seinen weiteren Einsparpotenzialen ermöglicht.

Das erste Learning? Digitalisieren Sie nicht nur, sondern transformieren Sie! Erst dadurch werden Sie von den verschiedenen Benefits profitieren.

Was kann man alles digital transformieren?

Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden, denn die Antwort hängt massgebend vom entsprechenden Unternehmen und deren Branche aus. Grundsätzlich gibt es mittlerweile für nahezu alle Bereiche innerhalb des Unternehmens passende Digitalisierungslösungen. Angefangen mit den digitalen Meetingräumen und Whiteboards, über Tools zum papierlosen Planen von Terminen, Aufgaben, Risikomanagement, Zeiterfassung, Ressourcenplanung bis zum klassischen digitalen Dokumentenmanagement. Um die volle Effizienz erreichen zu können, ist es essenziell, dass die verschiedenen Lösungen miteinander kompatibel und Daten austauschen können. Ansonsten ist das Unternehmen zwar papierlos aufgestellt, muss aber dennoch Daten mehrfach in den verschiedenen Systemen eintragen.

Eine optimale Arbeitsweise erreicht man ausschliesslich durch das Zusammenspiel der Software und Hardware. (Quelle: https://www.microsoft.com/de-ch/surface/business/surface-hub-2)

Papierloses Büro: Mit dem Surface Hub können Notizen und Zeichnungen digital auf einem Whiteboard notiert und flexibel aufgerufen werden. Somit müssen Sie kein Flipchartpapier aufbewahren und digitalisieren.

Warum papierloses Büro? Gründe, Vorteile und Statistiken zur Kostenersparnis

Meines Erachtens gibt es drei Hauptgründe (natürlich gibt es noch viele mehr) und Vorteile, die für ein papierfreies Büro sprechen:

1. Produktivitätssteigerung

2. New Work

3. Kostenersparnis und Umweltschutz.

Die konkreten Vorteile und Ersparnisse wurden bereits in zahlreichen Studien für alle drei Bereiche statistisch belegt. Einen Benefit gibt es allerdings nur für erfolgreiche Projektumsetzungen. Denn die Erfahrung zeigt, dass viele Ansätze für ein papierloses Büro schnell versanden. Der Grund ist, dass diese eben nur digitalisieren, ohne dabei auch digital zu transformieren. Dies führt dann zu einem Mehraufwand und eine Mehrbelastung für die Mitarbeiter.

Quelle: https://www.bitkom.org/sites/default/files/2020-11/201106pkdoichart-71pg_print.jpg

Wie funktioniert das papierlose Büro konkret?

Sobald in einem Unternehmen mehrere Personen papierlos zusammenarbeiten sollen, ist eine gemeinsame und geordnete Datenablage Pflicht. Einige Funktionen, die im Alltag von grossem Vorteil sein können?

• Unternehmensweite Volltextsuche

• Gemeinsames Kollaborieren im Dokument

• Automatische Datei Versionierung

In der Praxis treffen wir vielfach das klassische Netzlaufwerk an, welches unterschiedliche Problematiken mit sich bringen kann. Beispielsweise lässt sich eine firmenübergreifende Volltextsuche nur mittels Drittapplikationen realisieren.

Wie man die Abhilfe verschaffen kann? Cloud Kollaborationslösungen wie z. B. Microsoft 365, Google Workspace, Dropbox etc. bringen viele Funktionen bereits mit sich, mit dem Zusatzbonus, dass die Daten mehrfach und in sicheren Rechenzentren abgespeichert sind.

3 + 1 Tipps für den papierlosen Praxisbetrieb

Tipp Nr. 1 – Dokumente in die Cloud

Wer die Vorteile eines papierlosen Büros voll ausschöpfen möchte, sollte seine Dokumente zentral in der Cloud verwalten. Wie bereits erwähnt, kann die Microsoft 365 Cloud hier Abhilfe verschaffen. Nur wer die Cloud nutzt, ist wirklich flexibel und kann sowohl Orts- als auch Geräteunabhängig arbeiten. Was das Thema Sicherheit angeht, tun die Anbieter alles dafür, dass die Daten sicher sind. Welche Punkte es als KMU hierbei zu beachten gibt, werde ich in einem zukünftigen Beitrag gerne ausführen.

Tipp Nr. 2 – Konsequent bleiben

Jeder Anfang ist schwer. Arbeitsläufe und Prozesse müssen angepasst werden und nicht selten fällt man wieder in das alte Muster. Das Sitzungsprotokoll, der Stundenzettel oder persönliche Notizen werden analog und auf Papier erfasst, einfach weil man es sich gewohnt ist. Hier muss man konsequent bleiben. Versuchen Sie doch die Dokumente direkt digital zu erfassen, das spart Zeit und ermöglicht den Schritt in die digitale Transformation. Wer ein Meeting-Protokoll schreiben möchte, kann dies direkt über den Laptop verfassen oder auch iPad mit Apple Pencil inkl. OneNote / Goodnotes App nutzen. Einige Apps konvertieren die Handschrift gleich zu Computer-Text, was wiederum eine Volltextsuche der Notizen ermöglicht - ist das nicht genial?

Tipp Nr. 3 – Datenablage definieren

Schon mal ein Dokument in einem oder noch besser, mehreren Ordnern gesucht? Wenn ja, dann wissen Sie sicherlich, wie lange dies gehen kann. Meistens ist nicht direkt klar, in welchem Ordner und an welcher Stelle das Dokument zu finden ist. Unter Umständen kann das Dokument so "versteckt" sein, sodass es sich gar nicht mehr auffinden lässt. So ähnlich verhält es sich auch mit digitalen Dokumenten, wenn die Ablage nicht einheitlich gelebt wird. Folgende Punkte, gilt es zu beachten:

• eine gut durchdachte Ordnerstruktur ist Goldwert! Wir empfehlen, mit möglichst wenig Unterordner zu arbeiten, da die Struktur an Komplexität zu- und die Suchdauer nicht abnimmt.

• Mittels Volltextsuche lassen sich Dokumente schneller auffinden. Eine gute Volltextsuche kann unternehmensweit Office-Dateien als auch PDF vollständig durchsuchen und Ihnen das Resultat in Sekundenschnelle liefern.

• Schreiben Sie nicht hinter jedes Dokument das Datum oder die Version des Dokumentes. Besser ist es, die Metadaten und die automatische Versionierung der Ablage zu nutzen.

Bonus Tipp – elektronische Signatur

Mit einer Lösung zur elektronischen Signatur, lässt sich einer der hartnäckigsten Prozesse auch vollkommen digital durchführen. Beachten Sie jedoch, dass es sich um eine Applikation handelt, welches eine rechtssichere Signatur ermöglicht.